Audit charter. *tugas yang uda keambil kelompok lain :(

AUDIT CHARTER
SPI (Persero) Pelabuhan Indonesia I

VISI SPI
Diakui luas oleh stakeholders sebagai auditor internal yang fropesional, mampu
memberikan nilai tambah bagi perusahaan, dan membantu terciptanya good corporate
governance.
MISI SPI
Untuk mewujudkan visi tersebut, maka misi SPI adalah melakukan fungsi audit internal
melalui assurance (pengujian dan penilaian dan pemberian jasa konsultasi.
Fungsi assurance SPI dilaksanakan dengan kegiatan: audit operasional (operasional
audit), audit kepatuhan (compliance audit), audit keuangan (financial audit), audit system
informasi (information system audit), audit investigasi(investigative audit), audit di
belakang meja (desk audit), reviu untuk tujuan khusus (specific review), dan jenis
assurance lainnya, yang secara umum kesemuanya disebut juga dengan kegiatan audit.
Untuk pemberian jasa konsultasi pelaksanaannya dilakukan dalam batas-batas yang jelas
sedemikian rupa sehingga tidak mengurangi independensi dan objektivitas SPI dalam
melakukan assurance terhadap kegiatan-kegiatan yang menjadi objek konsultasi.
SASARAN SPI
Fungsi assurance dan konsultasi SPI dilakukan dengan sasaran: teridentifikasinya risiko
perusahaan, tersedianya pengendalian intern yang memadai dan bekerja secara efisien
dan efektif, dan terwujudnya good governance dalam perusahaan.
WEWENANG SPI
SPI mempunyai wewenang untuk:
• Memperoleh informasi, dalam waktu yang layak, dari seluruh karyawan PT (Persero)
Pelabuhan Indonesia I. Dengan wewenang ini, SPI berhak melihat semua dokumen
dan catatan, meminta keterangan dari setiap karyawan, dan meninjau seluruh gedung,
fasilitas, serta aktiva PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I. Untuk itu, setiap karyawan
PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I berkewajiban memberikan informasi yang
diperlukan oleh SPI dalam waktu yang layak, sehingga memungkinkan SPI untuk
bekerja secara efektif.
• Mengalokasikan sumberdaya audit, menentukan focus, ruang lingkup dan jadwal
audit, serta menerapkan teknik yang dipandang perlu untuk mencapai tujuan audit.
Jika dipandang perlu, SPI memiliki wewenang untuk mendapatkan saran dan nasehat
dari tenaga professional (tenaga ahli).
• Melakukan konsultasi dan menyampaikan laporan kepada direktur utama, dan
berkoordinasi dengan komisaris, melalui komite audit.
KEWAJIBAN SPI
SPI berkewajiban untuk:
• Membantu direksi dan komisaris dalam memenuhi tanggung jawab pengelolaan PT
(Persero) Pelabuhan Indonesia I dengan memonitor kecukupan dan efektivitas system
pengendalian intern perusahaan. Kewajiban untuk mengembangkan system
pengendalian intern dalam rangka mencapai tujuan dan sasaran perusahaan berada
dalam tanggung jawab manajemen.
• Membantu direksi dan komisaris dalam meningkatkan corporate governance PT
(Persero) Pelabuhan Indonesia I, terutama dengan mendorong efektifits organ-organ
corporate governance, serta efektifitas proses pengendalian intern, manajemen risiko,
implementasi etika bisnis, dan pengukuran kinerja organisasi.
• Memberikan penilaian dan rekomendasi agar kegiatan PT (Persero) Pelabuhan
Indonesia I mengarah pada pencapaian tujuan dan sasarannya secara sfektif, efisien,
dan ekonomis.
• Memberikan masukan kepada manajemen mengenai perubahan lingkungan, risiko
bisnis yang muncul, dan hal-hal lain yang mempengaruhi hasil dan kinerja PT
(Persero) Pelabuhan Indonesia I.
• Menilai kecukupan dan efektifitas sistem pengendalian intern. Manajemen operasional
berkewajiban untuk mengembangkan untuk mengembangkan sistem pengendalian
intern dalam rangka mencapai tujuan dan sasaran perusahaan.
RUANG LINGKUP PEKERJAAN SPI
Ruang lingkup pekerjaan SPI mencakup:
• Menyakinkan bahwa sistem pengendalian intern telah memadai, bekerja secara efisien,
dan ekonomis, serta berfungsi secara efektif dalam mencapai tujuan dan sasaran yang
diinginkan.
• Mengevaluasi ketaatan terhadap hokum dan peraturan perundang-undangan yang
berlaku, dan kebijakan serta prosedur perusahaan.
• Mengevaluasi kehandalan dan integrasi informasi keuangan dan informasi
operasional.
• Menilai kecukupan sarana untuk menjaga dan melindungi kekayaan perusahaan.
• Melaksanakan penugasan khusus yang relevan dengan ruang lingkup pekerjaan
tersebut diatas, seperti penyelidikan dan pengungkapan atas penyimpangan,
kecurangan dan pemborosan.
• Menyiapkan laporan assurance dan rekomendasi untuk perbaikan.
TANGGUNGJAWAB (AKUNTABILITAS)
Kepala SPI bertanggung jawab kepada Direktur Utama untuk:
• Memberikan penilaian mengenai kecukupan dan efektifitas proses manajemen PT
(Persero) Pelabuhan Indonesia I dalam mengendalikan kegiatannya dan pengelolaan
risiko.
• Melaporkan hal-hal penting berkaitan dengan proses pengendalian intern, termasuk
melaporkan kemungkinan melakukan peningkatan pada proses tersebut.
• Memberikan informasi mengenai perkembangan (progres) dan hasil-hasil pelaksanaan
rencana audit tahunan dan kecukupan sumber daya audit.
• Berkoordinasi dengan institusi pengendalian dan governance lainnya, seperti Komite
Audit dan Audit Eksternal.
STANDAR PELAKSAAN PEKERJAAN
Dalam melaksanakan pekerjaannya, SPI PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I mengacu
pada standar Standar Profesi Audit dan Kode Etik SPI PT (Persero) Pelabuhan Indonesia
I. Standar tersebut telah sesuai dengan Kode Etik dan Standar Internal Audit dari The
Institute Of Internal Auditor Inc., sebagaimana telah diendorse oleh Konsorsium Profesi
Audit Internal Indonesia.
Disusun di Medan
Pada tanggal …………………. tahun 2004
Armen Lubis
Kepala SPI
PENGESAHAN OLEH DIREKSI DAN KOMISARIS
Dengan ini direksi dan komisaris PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I menyetujui dan
mengesahkan audit charter PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I tersebut diatas.
Direksi dan komisaris menghimbau seluruh pimpinan unit karyawan PT (Persero)
Pelabuhan Indonesia I untuk menunjukkan kerjasama dengan SPI guna mewujudkan butir
yang termuat dalam audit charter tersebut.
Prayitno Zulkarnain Oeyoeb
Direktur Utama Komisaris Utama
PENJELASAN
ATAS KOMPONEN AUDIT CHARTER
VISI SPI
SPI PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I mempunyai visi sebagai auditor internal yang
professional dan diakui secara luas baik oleh kalangan intern perusahaan maupun oleh
pihak luar, seperti auditor eksternal dan pemegang saham, dan mampu memberikan nilai
tambah bagi perusahaan, serta motivasi terciptanya good governance dalam perusahaan.
MISI SPI
Misi menjelaskan alasan mengapa SPI dibentuk. Misi SPI telah dirumuskan sejalan
dengan tujuan organisasi secara keseluruhan dimana auditor internal diharapkan memberi
kontribusi terhadap pencapaian tujuan tersebut. Dalam rumusan tersebut diatas, misi SPI
adalah melaksanakan fungsi assurance dan sebagai konsultan serta katalis bagi
manajemen.
Fungsi assurance SPI dilaksanankan dengan kegiatan: audit operasional (operasional
audit), audit kepatuhan (compliance audit), audit keuangan (financial audit), audit system
informasi (information system audit), audit investigasi(investigative audit), audit di
belakang meja (desk audit), reviu untuk tujuan khusus (specific review), dan jenis
assurance lainnya, yang secara umum kesemuanya disebut juga dengan kegiatan audit.
Untuk pemberian jasa konsultasi pelaksanaannya dilakukan dalam batas-batas yang jelas
sedemikian rupa sehingga tidak mengurangi independensi dan objektivitas SPI dalam
melakukan assurance terhadap kegiatan-kegiatan yang menjadi objek konsultasi.
Sejalan dengan dinamika perusahaan, misi ini akan disempurnakan dengan cara
melakukan validasi dengan berbagai dokumen yang menyatakan visi, misi, dan tujuan PT
(Persero) Pelabuhan Indonesia I secara keseluruhan.
Validitas juga dilakukan melalui diskusi dengan, dan penyampaian questionnaires kepada
staf dan pimpinan SPI serta manajemen senior, atau mengacu pada adefenisi internal
yang dikeluarkan oleh lembaga profesi.
SASARAN SPI
Fungsi ansurance dan konsultasi SPI dilakukan dengan tiga sasaran utama. Pertama,
teridentifikasinya risiko perusahaan, seperti risiko pasar, risiko operasional, risiko kredit,
dan risiko lainnya. Sasaran ke dua adalah tersedianya pengendalian intern yang bukan
saja memadai, tetapi juga bekerja secara efisien dan efektif. Yang ke tiga adalah
terwujudnya good governance dalam perusahaan.
WEWENANG SPI
Pernyatan wewenang dalam audit Charter menunjukkan dukungan yang diberikan oleh
top manajement dalam memberdayakan SPI. Pernyataan ini menunjukkan hak-hak yang
dimiliki oleh SPI.
AKSES TERHADAP INFORMASI, DOKUMEN, KARYAWAN DAN AKTIVA
Hak penting yang harus senantiasa dicantumkan dalam charter adalah hak untuk
memperoleh akses yang tidak terbatas terhadap informasi, keterangan, catatan, dokumen,
karyawan, gedung, fasilitas,dan aktiva perusahaan lainnya. Mengingat ‘timing’
pemberian akses atau informasi juga sangat mempengaruhi efektifitas audit., maka
charter juga perlu secara ekplisit menyatakan bahwa akses/informasi –informasi tersebut
harus sudah dapat diberikan dalam waktu yang tidak terlalu lama (memadai, misalnya 24
jam).
Pemberian wewenang ‘akses’ ini sudah menjadi ‘best practice’ yang dilakukan oleh
hampir semua perusahaan yang memiliki audit charter. Oleh karenanya, charter yang
tidak menyatakan wewenang ini dapat menyebabkan pihak eksternal meragukan
komitmen perusahaan dalam menunjang efektifitas fungsi internal audit dan proses
pengendalian di perusahaan tersebut.
MENGATUR SUMBERDAYA AUDIT
Pemberian tugas dan kewajiban yang berat harus diimbangi dengan memberikan
kewenangan yang memadai. Untuk itu, SPI harus didukung dengan sumberdaya yang
cukup dan diberi kebebasan untuk menentukan alokasi sumberdaya, fokus dan objek
audit, waktu dan penjadwalan, serta untuk menerapkan teknik-teknik audit yang
dipandang perlu. Selain itu, SPI juga harus diberi peluang untuk mendapatkan jasa
bantuan tenaga ahli yang dipandang perlu untuk melakukan suatu penugasan audit. Jasa
bantuan yang biasanya diperlukan auditor misalnya konsultan untuk masalah teknis
operasional ayau masalah hokum.
AKSES TERHADAP DIREKSI DAN KOMITE AUDIT (KOMISARIS)
Efektivitas kegiatan internal audit sangat bergantung pada pemanfaatan dan tindak lanjut
hasil-hasil audit. Oleh karenanya, Kepala SPI perlu mendapatkan kesempatan untuk dapat
berkonsultasi dengan direksi, komite audit, maupun dewan komisaris, baik dalam forum
rapat maupun pada saat lain jika diperlukan.
Kesempatan meeting secara reguler dengan direksi atau komisaris mempunyai pengaruh
yang cukup besar terhadap independensi internal audit. Akses Kepala SPI terhadap
direksi dan komisaris menunjang implementasi corporate governance yang baik.
KEWAJIBAN SPI
Bagian ini menetapkan ekspektasi atas peran SPI dalam membantu manajemen.
Perumusan peran ini biasanya menyangkut dengan ini sistem pengendalian manajemen,
ketaatan, pengungkapan kecurangan, efisiensi dan efektivitas, manajemen resiko, dan
corporate governance. Bagian ini harus menyatakan secara jelas peran auditor dan
manajemen berkaitan dengan berbagai sistem dan proses tersebut di atas. Secara umum,
manajemen sepenuhnya memegang kewajiban untuk membangun dan melaksanakan,
sedangkan SPI berperan untuk mereview berbagai proses dan sistem tersebut.
Kewajiban utama SPI adalah memonitor atau mengevaluasi kecukupan dan efektivitas
sistem pengendalian yang dijalankan oleh manajemen. Fokus dari monitoring system
pengendali ini adalah pada assessment apakah kegiatan bisnis yang dilakukan perusahaan
mengarah pada tercapainya tujuan dan sasaran PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I secara
efektif, efisien, dan ekonomis. Dalam kaitan ini, SPI berkewajiban pula untuk
menciptakan nilai tambah dengan senantiasa mencari peluang untuk meningkatkan
kehematan, efisiensi, dan efektifitas.
Dalam lingkungan bisnis yang cepat berubah, salah satu kewajiban penting auditor adalah
untuk mereview sistem manajemen resiko dan mengarahkan perhatian manajemen
terhadap perubahan lingkungan bisnis yang penting serta resiko-resiko yang dapat
menghalanagi tercapainya tujuan organisasi.
Dalam beberapa perusahaan, penjelasan mengenai kewajiban auditor dapat diperdalam
lebih lanjut dengan menyatakan kewajiban untuk menyiapkan perencanaan audit dan
untuk melakukan pekerjaan sesuai dengan standar professional internal audit.
RUANG LINGKUP SPI
Ruang lingkup SPI menyatakan secara jelas bidang atau fokus yang merupakan (akan
menjadi) ruang lingkup audit. Sejalan dengan ruang lingkup sistem pengendalian
manajemen modern, area (ruang lingkup) SPI dapat meliputi masalah-masalah :
pengamanan harta, integritas sistem informasi, ketaatan terhadap peraturan, serta efisiensi
dan efektivitas operasi.
Lingkungan penyelidikan dan pengungkapan kecurangan pada umumnya merupakan
bagian kecil dari keseluruhan lingkup SPI.
TANGGUNGJAWAB (AKUNTABILITAS SPI)
Kepala dan staf SPI wajib mempertanggungjawabkan pemenuhan kewajibannya terutama
kepada direksi dan komisaris (komite audit). Pertanggungjawaban ini antara lain
mencakup melaporkan hasil assessment atas kecukupan dan efektifitas sistem
pengendalian dan proses pengelolaan resiko. Auditor juga bertanggungjawab untuk
melaporkan hasil-hasil dan progress pelaksanaan rencana audit dan kecukupan
sumberdaya yang diperlukan. Terakhir, SPI bertanggungjawab pula untuk melakukan
koordinasi dengan lembaga pengendalian, audit, dan governance baik di dalam maupun
diluar organisasi.
STANDAR PELAKSANA PEKERJAAN
Audit Charter biasanya mensyaratkan bahwa auditor dalam melaksanakan pekerjaannya
harus senantiasa mengacu pada Standard an Kode Etik yang diterbitkan oleh The Institute
of Internal Auditor Inc., Florida, USA (standar IIA).
Untuk memudahkan pemenuhan spirit yang terutang dalam standar IIA, SPI PT (Persero)
Pelabuhan Indonesia I menerbitkan standar internal yang disebut dalam rumusan tersebut
diatas, pelaksanaan audit di PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I akan mengikuti standar
yang dikembangkan sendiri secara internal oleh SPI PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I.
Standar ini merupakan modifikasi dari Standar IIA. Dalam hal masalah yang dihadapi
belum diatur dalam Standar SPI PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I, auditor PT (Persero)
Pelabuhan Indonesia I akan mengacu pada Standard an Kode Etik IIA.
SUPLEMEN TERHADAP AUDIT CHARTER
Suplemen terhadap audit charter berisi penjelasan mengenai berbagai aspek audit
charter, seperti arti penting, manfaat, dan strategi pengembangan audit charter. Tujuan
dari suplemen ini adalah untuk membantu internal auditor agar dapat memahami fungsi
dan kegunaan audit charter dengan lebih baik.
ARTI PENTING AUDIT CHARTER
Audit charter merupakan term of reference bagi SPI. Audit charter merupakan dokumen
yang secara formal memberikan alas an (raison d’etre) mengapa fungsi internal audit
dibentuk. Audit charter membantu menjelaskan posisi fungsi internal audit dalam
organisasi.
Audit charter dapat digunakan secara positif sebagai sarana memasarkan jasa-jasa audit.
Sebagai term of reference, charter dapat juga digunakan untuk mempertahankan
pekerjaan audit dalam hal terjadi perselisihan dengan audite yang kurang baik.
MANFAAT AUDIT CHARTER
Audit charter dapat digunakan untuk memperoleh berbagai manfaat, yakni:
• Merupakan pengakuan formal atas fungsi internal audit.
• Mendokumentasikan ruang lingkup, kewajiban, wewenang, dan professionalisme
fungsi internal audit.
• Sebagai pembanding dengan standar professional untuk menilai kecukupan pekerjaan
internal auditing.
• Sebagai dasar bagi akuntan ekstern perusahaan dalam menilai independensi dan
pekerjaan internal audit.
• Dapat menjadi dokumen pemasaran untuk meningkatkan kerjasama dengan unit-unit
lain dalam organisasi.
FORMALISASI FUNGSI INTERNAL AUDIT
Charter merupakan dokumen yang secara formal mengakui pembentukan suatu fungsi
internal audit(SPI). Dokumen ini juga secara formal menyatakan tujuan dan misi yang
akan dicapai oleh SPI.
Charter dapat dipandang sebagai ‘kontrak’ antara SPI dengan direksi dan komisaris
(komite audit), yang memberi wewenang kepada SPI untuk memulai pekerjaan auditing
dalam perusahaan. Audit charter menetepkan hak kepala SPI dan para staf auditor untuk
memeriksa setiap bagian dalam organisasi, dan melihat berbagai asset dan dokumen
perusahaan.
DOKUMENTASI RUANG LINGKUP, KEWAJIBAN, DAN WEWENANG SPI
Charter merupakan dokumen tertulis yang menyajikan ‘persetujuan’ antara SPI dan
manajemen senior atas ruang lingkup, kewajiban, dan wewenang SPI. Jika tidak di buat
dalam bentuk dokumen formal (misalnya, hanya secara oral saja) persetujuan semacam
ini dapat menimbulkan interpretasi yang berbeda-beda, mengalami pergeseran
interpretasi dari waktu ke waktu, dan dapat ‘hilang’ dalam penyimpanannya. Charter
merupakan catatan permanent yang mendokumentasikan persetujuan tersebut.
DASAR UNTUK DIBANDINGKAN DENGAN STANDAR PROFESSIONAL
Internal auditor dapat menggunakan standar professional internal audit (Standar IIA)
sebagai dasar untuk mengukur apakah pelaksanaan pekerjaannya telah memadai atau
tidak. Dengan bekerja mengikuti standar, auditor dapat mempertahankan diri dari
tuduhan malpraktek atau bekerja secara tidak memadai.
Charter dapat dibandingkan dengan Standar IIA untuk memastikan apakah telah dibuat
secara baik, sehingga terdapat jaminan bahwa audit yang dilakukan berdasarkan charter
tersebut adalah audit yang memadai.
DASAR UNTUK IMPLEMENTASI KEBIJAKAN DAN PROSEDUR SPIB
Dalam perkembangannya, kepala SPI aan mengeluarkan berbagai kebijakan, prosedur,
dan petunjuk untuk diterapkan dalam jajaran SPI. Charter yang baik akan dapat
memastikan bahwa berbagai kebijakan dan prosedur tersebut akan konsisten satu sama
lain, dan sejalan dengan misi dan tujuan dasar fungsi internal audit.
KETERANGAN UNTUK PIHAK TERKAIT
Banyak auditee yang tidak memiliki bayangan sama sekali apa pekerjaan yang dilakukan
oleh internal auditor. Auditee seringkali tidak mengetahui perbedaan internal auditor
dengan auditor lainnya yang mengaudit perusahaan, misalnya akuntan public. Audit
charter dapat menghilangkan kebingungan ini dengan mengkomunikasikan misi dan
tujuan SPI secara meluas dan jelas. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses audit, atau
yang berhubungan dengan auditor, dapat diberi audit charter sebagai dasar untuk
menerangkan wewenang, ruang lingkup, kewajiban, dan sifat pekerjaan yang dilakukan
oleh SPI.
DASAR UNTUK EVALUASI OLEH AUDITOR EKSTERNAL
Dalam melaksanakan tugasnya auditor eksternal perlu mengevaluasi kegiatan yang
dilakukan internal audit. Fungsi internal audit yang baik dapat mengurangi jumlah biaya
audit atas laporan keuangan yang dilakukan oleh akuntan public (audit external). Charter
akan menjadi dasar bagi eksternal auditor dalam menilai independensi dan efektifitas
fungsi SPI.
DASAR UNTUK MEMASARKAN FUNGSI SPI
Audit secara pertisipatif, atau kooperatif, terbukti lebih efektif dibandingkan dengan audit
secara mendadak tanpa pemberitahuan lebih dahulu. Penyebarluasan audit charter dapat
meningkatkan pemahaman auditee terhadap fungsi auditing dan dapat mendorong
partisipasi dari auditee.
TANGGUNG JAWAB PENYIAPAN AUDIT CHARTER
Pengenbangan audit charter pada dasarnya merupakan tanggung jawab kepala SPI.
Namun demikian, pengembangan audit charter sebaiknya dikonsultasikan dengan top
manajemen. Langkah konsultasi dengan manajemen memberi kesempatan bagi SPI perlu
menyampaikan memorandum kepada top manajemen dan pihak terkait lainnya untuk
memberi informasi bahwa SPI sedang mengembangkan dan merumuskan perannya
melalui pembuatan audit charter. Selain sebagai pemberitahuan, memorandum semacam
ini secara formal dapat berfungsi untuk meminta masukan(input), dukungan, serta
persetujuan atas charter.